Information om Microsoft Office

Microsoft Office är en programsvit från Microsoft som alltid innehåller en ordbehandlare (Microsoft Word), ett kalkylprogram (Microsoft Excel), ett presentationsprogram (Microsoft Powerpoint) och ett anteckningsprogram (Microsoft OneNote). Vissa versioner av programsviten innehåller ytterligare program, och kostar då mer. Den dyraste versionen av Office är Professional Plus, som innehåller Word, Excel, Powerpoint samt Onenote, och även en epost-klient (Outlook), ett layoutverktyg (Publisher), ett databasverktyg (Access), ett program för att skapa formulär (InfoPath) och ett program specialiserat på chatt och telefoni över internet (Lync). Vid sidan av en browser, ofta Microsofts Internet Explorer (som dock inte är en del av Office paketet), så innehåller Microsoft Office de program som de flesta datoranvändare använder allra mest i sin vardag Den här sidan kommer gå igenom de olika programmen som ingår i Office paketet och deras olika funktioner.

Microsoft Office – de grundläggande programmen

Microsoft Office finns till Windows och Mac

Den minsta versionen av Microsoft Office (kallad Home & Student) innehåller Word, Excel och Powerpoint. Dessa tre program är också de äldsta i programsviten, och fanns med redan när första versionen av Microsoft Office släpptes i början på 1990-talet. Ett grundläggande designdrag i alla de tre programmen är att de är kompatibla med varandra. Punktlistor i Word kan med ett klick förvandlas till presentationer i Powerpoint. Tabeller från Excel kan föras in i Word. Alla programmen använder väldigt liknande interface när det gäller layout av text, och om du har kunskap om ett av programmen är det lätt att lära sig navigera i de andra.

Den mest kända av programmen som ingår i Microsoft Office är Word. Word är en ordbehandlare, vilket innebär att den låter dig skriva, spara och layouta texter. Det mest specialiserade layoutprogrammet i Microsoft Office är faktiskt Publisher, men nästan allt som kan göras i Publisher kan även göras i Word. Ordbehandlaren har ett antal färdiggjorda mallar (så kallade templates) som täcker in de flesta vanliga projekt som dess användare är intresserade av. Här finns förutom färdiga stilar för professionella och mer personliga skrifter även mallar som låter dig göra broschyrer, affischer, kuvert med mera. För den som vill ha så mycket stöd som möjligt erbjuder Word alltså många färdiga lösningar.

Kalkylblad och databaser

Microsoft Office erbjuder två huvudsakliga program för användare som är intresserad av att arbeta med statistik och stora mängder data. Det är dels kalkylbladsprogrammet Excel och dels databasprogrammet Access. Av de två är det Excel som är mest intuitivt och lätt att använda. Excel har en mängd färdiga lösningar för den som vill skapa snygga grafer och diagram, och steg för steg guider som ger även den ovane möjlighet att göra ingående analyser av sin data – exempelvis via pivottabeller. Excel är även ett kraftfullt verktyg för den mer insatta. Genom att skriva formler som hämtar data från många olika kalkylblad kan avancerad statistisk analys göras.

Microsoft Office andra stora datahanteringsprogram är Access. Det är ett databasverktyg som är baserat på det vanligaste databasspråket, nämligen SQL. Även här kan databasen antingen hanteras genom enkla visuella guider, eller genom mer avancerad programmering i form av SQL-frågor. Det visuella gränssnittet gör att användaren inte nödvändigtvis behöver kunna SQL för att använda Access, men en viss grundläggande kunskap om relationella databaser är ändå att rekommendera. Förutom att ställa frågor om datat – att utföra så kallade queries – så erbjuder Access även användaren att skapa databasinterface så att andra lättare kan ta del av datat i databasen. Access samverkar smidigt med andra program i Microsoft Office, exempelvis Excel.

Data kan samlas i kalkylblad i Excel och sen exporteras till Access. Då skrivs Excelbladet om till SQL-format, och detta kan sedan läsas in i Access. På samma sätt kan data också exporteras från Access in i andra program i Microsoft Office. Exempelvis så kan en Access-fil med medarbetare på ett företag först behandlas med SQL-queries i Access, och sen exporteras till Excel för att bli grunden till snygga diagram.

Microsoft Office är en helhetslösning

Microsoft Office är en helhetslösning både för privatpersoner och företag. Det är både bra och dåligt. Tidigare i företagets historia försökte Microsoft att göra det svårt att använda filer som skapats i Microsoft Office i externa programsviter, exempelvis gratiskonkurrenten LibreOffice. Detta är dock inte längre fallet för Word, Excel och Access, som är kompatibla med de flesta andra program i både LibreOffice och den sentida utmanaren GoogleDocs. Att Office-paketet är en helhetslösning har både fördelar och nackdelar. Det kan lätt bli så att företag blir låsta vid just denna programsvit, eftersom den fungerar så sömlöst med alla olika program som ingår i sviten. Office-paketet finns för både Mac och Windows, men det är i det senare operativsystemet som det är mest utbrett. Nu när det även finns smartphones som kör Windows, och därigenom en enklare version av Office-paketet, är det lätt att känna sig fast.

Problemet att man blir alltför beroende av Windows och Microsoft Office är inte begränsat till just den här programvaran. Samma sak gäller för utmanare som Google. Både Microsoft och Google har helhetslösningar som gör det problematiskt att växla till andra program när man väl är investerad i några. Förutom Word, Excel och Access så är Powerpoint ett välkänt Office-program för presentationer. Powerpoint låter dig göra snygga, informativa presentationer som du kan klicka dig fram igenom. En annan möjlighet är att skapa självuppspelande presentationer i Word, som då automatiskt repeteras. Det är möjligt att skapa en presentationsfil i Powerpoint och sen öppna den i konkurrenter som LibreOffice, men det finns alltid en viss risk att delar av layouten inte förs över på ett bra sätt. Det är bra att dubbelkolla innan det är dags att presentera.

Office-kunskap är ett måste på arbetsmarknaden

Kunskap om de grundläggande programmen i Microsoft Office är numera ett måste på den moderna arbetsmarknaden. Det är därför väldigt praktiskt att de olika programmens interface liknar varandra såpass mycket. Om du vet hur du klistrat in text i Word så vet du även automatiskt hur du gör det i Powerpoint eller Excel. Det samma gäller när du exempelvis vill lägga in bilder i dina verk. Innehåll som du skapat i ett program kan kopieras och klistras (med bibehållen font och andra stilegenskaper) från ett program till ett annat. När du väl lärt dig de grundläggande programmen kan du utöka dina kunskaper med de resterande programmen i Office-paketet och integrera ditt skrivande, dina tabeller och figurer med exempelvis e-postklienten Outlook och formulärverktyget InfoPath.